No ambiente atual, as empresas estão sob crescente pressão para fornecer produtos e serviços inovadores e tecnologicamente avançados com orçamentos reduzidos. Como resultado, os recursos devem ser totalmente utilizados e focados nas prioridades mais altas a qualquer momento. É claro que o termo recursos pode se referir a vários tipos diferentes de ativos, mas aqui estamos focados no tipo mais importante, seu pessoal.
Infelizmente, o gerenciamento ineficaz ou subótimo de recursos certamente levará a consequências negativas, como baixa produtividade, atrasos, diminuição da qualidade, aumento de custos, perda de oportunidades e baixa moral.
Mas como podemos melhorar o gerenciamento de recursos? Minhas equipes já estão em capacidade, o que mais podemos fazer?
Uma parte essencial do desafio é reconhecer que a alta utilização de recursos não é uma indicação de um bom gerenciamento de recursos. A chave é garantir que seus recursos estejam trabalhando em projetos alinhados às metas estratégicas da empresa, que correspondam aos seus conjuntos de habilidades e onde tenham largura de banda adequada. De fato, as organizações comprometem continuamente seus recursos humanos, limitando o crescimento e a inovação. Determinar que trabalho ou demanda executar em seguida e quando os recursos estarão disponíveis também são enormes desafios.
Também devemos mencionar que uma parte do desafio do gerenciamento de recursos envolve as várias metodologias empregadas por equipes diferentes, incluindo metodologias orientadas por marcos, iterativas e colaborativas. Todos têm benefícios quando aplicados ao tipo de trabalho apropriado, mas cada um tem suas próprias nuances, complicando o processo de gerenciamento de recursos.
Ao combinar metodologias díspares em uma série de vencimentos organizacionais, as empresas descobrem que não há uma resposta singular para esses desafios.
- Os benefícios do gerenciamento de recursos corporativos
- Certamente reconhecemos que o gerenciamento de recursos é um processo complexo, especialmente em uma empresa com recursos compartilhados e geograficamente dispersos. De acordo com o relatório Paisagem de gerenciamento de projetos e portfólio de 2017, quase metade das organizações afirma estar presa em silos. Com tantas abordagens para o trabalho, deve fazer sentido que as abordagens de gerenciamento de recursos também possam variar. Independentemente disso, existem três recursos que todo software de gerenciamento de recursos deve incluir:
- Gerenciamento de capacidade e demanda: otimize a utilização de recursos priorizando trabalhos de alto valor com a capacidade de recursos disponível
- Utilização de recursos: garanta que os recursos certos estejam disponíveis para apoiar seus objetivos estratégicos
- Progresso e rastreamento de tempo: verifique se o progresso pode ser rastreado, o que pode ser especialmente valioso ao usar o rastreamento de tempo. Compare o esforço planejado versus o esforço real para melhorar as estimativas e entender melhor onde seus recursos estão realmente gastando seu tempo.
- O uso de um sistema eficaz de gerenciamento de recursos empresariais que ofereça esses três recursos permitirá à sua organização:
- Obtenha uma visão realista da demanda e da capacidade de entregar
- Gerencie e priorize solicitações de trabalho e defina expectativas apropriadas com os principais interessados
- Determinar a verdadeira disponibilidade de recursos
- Coloque os recursos certos no trabalho certo, na hora certa
- Compreender quais funções e / ou habilidades são contratadas para cumprir os compromissos das partes interessadas
- Aumentar e melhorar a comunicação entre os gerentes de projeto e de recursos e os membros da equipe
- Detecte problemas no início do processo
- Fornecer métodos objetivos para priorizar o trabalho, garantindo que a demanda seja equilibrada em relação à capacidade de entregar
- Conectar estratégia à execução
- Ofereça programas que impulsionem a inovação e a mudança transformacional
Por onde começar com as Ferramentas de Gerenciamento de Recursos?
É essencial usar as ferramentas corretas de gerenciamento de recursos para sua organização. As organizações costumam confiar em planilhas para gerenciamento de recursos devido à sua facilidade de uso, simplicidade e capacidade de configurar um arquivo rapidamente. No entanto, manter várias planilhas ou mesmo compartilhadas atualizadas não é dimensionável e muitas vezes se torna inviável.
O uso de uma abordagem ad-hoc manual para gerenciamento de recursos demanda muito trabalho, leva a dados imprecisos e obsoletos, inibe a agilidade organizacional e produz visualizações irrealistas de demanda e capacidade. Ele também falha em contabilizar itens de trabalho menores no lado da demanda durante o processo tradicional de entrada. Por exemplo, ter que fazer um pequeno ajuste em algo já implementado ou ajudar outras pessoas (potencialmente com menor prioridade) a trabalhar.
Como resultado, ao iniciar um novo trabalho, você já pode estar atrasado sem saber!
Independentemente da abordagem e das ferramentas usadas, as organizações devem determinar como equilibrar a capacidade e a demanda de seus recursos. Aqui está uma lista com as 12 melhores práticas recomendadas de gerenciamento de recursos a serem consideradas.
As 12 melhores práticas recomendadas de gerenciamento de recursos
1. Entenda quais recursos estão em falta e concentre-se neles
- Muitas vezes, você pode empregar a regra 80/20, na qual basicamente 80% dos efeitos (ou restrições de recursos) vêm de 20% dos recursos. Estas são as pessoas com alta demanda para fazer o trabalho.
- Concentre-se nesses recursos restritos e planeje sua disponibilidade para ajudar a evitar gargalos e atrasos desnecessários.
2. Concorde com uma abordagem com um para priorizar o trabalho entre os recursos compartilhados
- Crie um processo de pontuação / avaliação previamente acordado para ajudar a facilitar a tomada de decisão objetiva, em vez de ser vítima do problema da “roda estridente”
- Monitore o trabalho não planejado que pode roubar sua capacidade e criar atrasos ocultos
- Lembre-se de que o comprometimento excessivo das pessoas pode levar a problemas de qualidade e a uma redução no rendimento geral
- Crie um processo de pontuação / avaliação previamente acordado para ajudar a facilitar a tomada de decisão objetiva, em vez de ser vítima do problema da “roda estridente”
- Monitore o trabalho não planejado que pode roubar sua capacidade e criar atrasos ocultos
- Lembre-se de que o comprometimento excessivo das pessoas pode levar a problemas de qualidade e a uma redução no rendimento geral
3. Adote diferentes maneiras de trabalhar na organização e nos recursos
- Diferentes tipos de trabalho e até diferentes grupos dentro da sua organização podem se beneficiar de uma metodologia específica
- Dessa forma, garanta que as ferramentas e abordagens selecionadas alinham e criem eficiências
- Em níveis mais altos, uma agregação mais padronizada pode fornecer as métricas necessárias para uma visão abrangente da sua organização
- Isso permitirá que sua organização planeje, gerencie e entregue trabalho – utilizando uma variedade de metodologias, como trabalho tradicional ou orientado por marcos, iterativo, ágil e até colaborativo
4. Perceber que o gerenciamento de recursos é um processo contínuo
- Reconheça que conflitos ocorrerão porque eventos e mudanças inesperadas são inevitáveis (e com mais frequência do que gostaríamos!)
- Trabalhe em conjunto para resolver conflitos de recursos com base em suas prioridades imediatas e posteriores
5. Gerenciar trabalho e recursos usa uma mistura de granularidades
- O planejamento do trabalho, o gerenciamento de atribuições e o tempo de relatório não precisam utilizar a mesma granularidade. Encontre o equilíbrio que funciona para cada situação.
- O trabalho de planejamento geralmente é o mais granular, enquanto os relatórios de tempo podem ser elevados para simplificar o processo de relatório desses tempos de rastreamento, o que leva a um maior nível de precisão
- Ao atribuir recursos ao trabalho, as atribuições de longo prazo geralmente funcionam melhor nos níveis mais altos, enquanto as atribuições de curto prazo tendem a ser bem compreendidas, permitindo um planejamento mais detalhado
6. Planejar o trabalho
- Considere tarefas tradicionais com datas de início / término e durações para trabalho formalmente definido e listas menos formais para lidar com tarefas leves
- Alinhar projetos e outros trabalhos aos resultados estratégicos que eles pretendem apoiar
- Utilize processos automatizados sempre que possível para reduzir a administração
7. Gerenciar atribuições de recursos
- Use buckets de alto nível no nível do projeto ou da fase como ponto de partida se o gerenciamento de recursos for novo para sua organização
- Lembre-se de que o tamanho único não serve para todos e varia o uso com base em recursos ou grupos específicos e restritos. Por exemplo, os DBAs podem ser compartilhados e super utilizados, portanto, você pode aumentar o nível de detalhe para minimizar conflitos.
- Garanta que suas decisões de uso do gerenciamento de recursos possam evoluir à medida que as necessidades e os desafios mudam com o tempo
8. Hora do Relatório
- Lembre-se de que grupos diferentes podem ser mais relutantes em relatar o tempo, portanto, mantenha as coisas simples e fáceis (especialmente no começo)
- Facilite ainda mais a adoção controlando o tempo na ferramenta de execução de sua escolha.
- Utilize dados reais para avaliar o desempenho e entender as tendências para melhorar o planejamento futuro
9. Aplique tipos de atribuição alinhados às suas necessidades comerciais
- Utilize recursos não nomeados e baseados em funções para o planejamento a longo prazo, ou quando o recurso específico não for conhecido antecipadamente
- A reserva branda de recursos nomeados pode beneficiar processos de planejamento e priorização a médio prazo
- Recursos nomeados permanentemente reservados a curto prazo quando informações detalhadas são conhecidas
10. Conte o tempo fora do projeto
- Garantir que o tempo administrativo, a folga remunerada etc. sejam contabilizados no planejamento, tanto a longo como a curto prazo
- Não se esqueça das atividades inesperadas do projeto; certifique-se de fornecer um mecanismo para capturar esse tempo – caso contrário, você perderá a visibilidade dessa redução de capacidade
- Perceba que haverá uma perda de tempo natural de itens comuns do dia a dia, como tarefas administrativas (por exemplo, email, assembléias gerais etc.)
11. Evitar ou limitar a multitarefa
- A multitarefa parece eficiente, mas geralmente resulta em menor produtividade geral
- Tente limitar o número de tarefas paralelas e seus recursos terão melhor desempenho
12. Mantenha seus ativos e recursos mais valiosos produtivos e felizes
- Por último, mas certamente não menos importante, cuide de seus recursos, porque a rotatividade causa uma tremenda perda de produtividade / capacidade
- Ofereça programas de treinamento e não utilize demais para reduzir o desgaste
As recompensas do bom gerenciamento de recursos
- Um ótimo software de gerenciamento de recursos e a adoção dessas práticas recomendadas podem levar a melhorias significativas no gerenciamento de recursos. Idealmente, isso se traduzirá em níveis mais altos de produtividade e satisfação em suas equipes e indivíduos.
- Como resultado, você poderá:
- Centralize a entrada de demanda e otimize o portfólio de projetos e a capacidade de recursos para entregar as iniciativas estratégicas da sua organização
- Colocar as pessoas certas trabalhando nos projetos certos, na hora certa
- Alinhe seus recursos a mudanças no mercado e demandas de gerenciamento
- Mantenha seus projetos em dia, dentro do prazo e do orçamento
A solução
Esteja você apenas começando ou continuando uma jornada de gerenciamento de recursos e avançando para o próximo nível, a SMX Consultoria pode ajudar com uma solução corporativa orientada a dados.
Com base em nossos 38 anos de experiência em parceria com clientes globais, podemos ajudar sua organização a otimizar seu gerenciamento de recursos para criar capacidade de inovação e transformação.
As organizações de hoje estão sob pressão para impulsionar a inovação e a transformação, dada a realidade de pessoas restritas e recursos financeiros. Ao integrar estratégia, planejamento e entrega, a solução de Gerenciamento de Trabalho e Recursos da SMX Consultoria para Gerenciamento de Portfólio e Recursos permite aos pequenos empreendedores otimizar seus portfólios, equilibrar a capacidade com a demanda, vincular planos e recursos a projetos e gerenciar os dados financeiros subjacentes.
As partes interessadas podem visualizar o desempenho do portfólio em relação aos planos e tomar decisões que garantam que os recursos entreguem os projetos de maior valor para os negócios.
